Obsługa bankowo-księgowa

Nadzorowana przez Główną Księgową  – posiadającą certyfikat księgowy wydany przez Ministra Finansów nr 49553/2011.

·         Prowadzenie czynności w sprawie nadania Wspólnocie numeru NIP i REGON,

·         Założenie rachunku bankowego Wspólnoty i dokonywanie rozliczeń poprzez ten rachunek, prowadzenie rozliczeń z dostawcami mediów, prowadzenie kosztów zarządu nieruchomością wspólną, pobieranie oraz rozliczanie opłat z tytułu zaliczek za media dostarczone do mieszkań właścicieli,

·         Prowadzenie pełnej obsługi księgowej w specjalistycznym oprogramowaniu firmy Mieszczanin,

·         Weryfikowanie aktualnego stanu prawnego i faktycznego nieruchomości, prowadzenie wykazów lokali, właścicieli lokali i najemców lokali,

·         Przygotowanie wymiarów opłat dla właścicieli na podstawie uchwał wspólnoty oraz książeczek opłat,

·         Troska o zachowanie płynności finansowej Wspólnoty oraz zlecanie windykacji zaległości czynszowych,

·         Opłacanie podatków i innych opłat publicznoprawnych od nieruchomości wspólnej,

·         Sporządzanie wymaganych deklaracji Wspólnot dla instytucji samorządowych i państwowych ( Urząd Skarbowy, ZUS, GUS, Urząd Miasta),

·         Wydawanie niezbędnych dokumentów właścicielom lokali oraz pomoc w otrzymaniu dodatku mieszkaniowego,

·         Prowadzenie i archiwizowanie dokumentów Wspólnoty,

·         Weryfikacja stanu prawnego i zasad ustalenia zaliczek,

·         Sporządzenie dla Zarządów zestawień wydatków we Wspólnocie,

·         Sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych Wspólnoty.

Posiadamy nowoczesny system komunikowania się z właścicielami lokali. Obsługę interesantów realizujemy zarówno w naszych oddziałach w Szczecinku i w Bornem Sulinowie, jak i drogą internetową poprzez pocztę e-mail (natychmiastowe udzielanie informacji o stanie sald indywidualnych) oraz nowatorskie rozwiązanie e-Kartoteki (elektroniczna platforma, na którą każdy właściciel lokalu zalogować się może przy użyciu indywidualnego identyfikatora i hasła). Dzięki e-Kartotece właściciel lokalu ma możliwość analizować swoje zobowiązania i wpłaty korzystając ze standardowej przeglądarki internetowej. Informacja ta jest dostępna 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu.

---

Obsługa administracyjna 

 Nadzorowana przez Zarządcę nieruchomości – posiadającą licencję zawodową w zakresie zarządzania nieruchomościami nr 10963.

·         Założenie Wspólnoty (zorganizowanie zebrania właścicieli, podjęcie uchwały),

·         Udział w przejęciu nieruchomości od dotychczasowego zarządcy (przejęcie fizyczne nieruchomości oraz dokumentacji technicznej, eksploatacyjnej i finansowo-księgowej),

·         Zwoływanie, przygotowanie i obsługa obowiązkowych zebrań właścicieli nieruchomości wraz z opracowaniem niezbędnych projektów uchwał,

·         Sporządzenie rocznego planu gospodarczego nieruchomości przy współpracy z Zarządem Wspólnoty,

·         Ochrona interesów wszystkich właścicieli w trakcie realizacji powierzonych zadań,

·         Sporządzenie bilansu potrzeb remontowych budynku w układzie rzeczowo-finansowym,

·         Zawieranie i czuwanie nad prawidłową realizacją umów zawieranych przez wspólnotę mieszkaniową z wykonawcami i dostawcami:

o    Energii elektrycznej,

o    Wody i odprowadzenie ścieków,

o    Ciepła,

o    Gazu,

o    Wywozu nieczystości,

o    Usług kominiarskich,

o    Utrzymanie czystości,

o    Utrzymanie czystości terenów zielonych,

o    Konserwacji i drobnych napraw remontowych,

o    Ubezpieczenie budynków,

o    Oraz innymi niezbędnymi do prawidłowego funkcjonowania nieruchomości,

·         Pomoc w opracowaniu wszelkich regulaminów oraz statusu Wspólnoty,

·         Występowanie w imieniu Wspólnoty do urzędów administracji publicznej w sprawach jej dotyczących,

·         Przygotowywanie oraz zwoływanie zebrań Wspólnoty,

·         Wyszukiwanie firm świadczących usługi, negocjowanie cen oraz warunków umowy,

·         Czuwanie nad stanem technicznym budynków Wspólnoty oraz zgłaszanie ewentualnych usterek do Dewelopera,

·         Nadzór administracyjny nad pracami firm wykonujących inwestycje i prace naprawcze,

·         Prowadzenie indywidualnej ewidencji wpłat dla każdego właściciela, obsługiwanie właściciela w siedzibie firmy w sprawach dotyczących Wspólnoty Mieszkaniowej.

---

Obsługa techniczna                     

·         Zlecanie utrzymania w należytym porządku i czystości pomieszczeń i urządzeń budynku, służących do wspólnego użytku właścicieli lokali, terenu nieruchomości oraz dojść i dojazdów do nieruchomości poprzez nadzór nad realizacją zawartych w tym zakresie umów,

·         Prowadzenie księgi obiektu budowlanego oraz dokumentacji technicznej nieruchomości wspólnej wymaganej przez przepisy prawa budowlanego,

·         Zlecanie kontroli technicznych i okresowych przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących jej wyposażenie techniczne zgodnie z wymaganiami prawa budowlanego,

·         Wykonanie bieżącej konserwacji i bieżących napraw nieruchomości wspólnej, a w szczególności dokonywania napraw budynku i jego pomieszczeń wspólnych oraz urządzeń technicznych umożliwiających właścicielom lokali korzystanie z oświetlenia, ogrzewania lokali, ciepłej i zimnej wody i innych urządzeń należących do wyposażenia nieruchomości wspólnej, poprzez nadzór nad realizacją zawartych w tym zakresie umów,

·         Nadzór nad konserwacją urządzeń małej architektury, placów zabaw,

·         Usuwanie awarii i ich skutków na nieruchomości wspólnej, poprzez nadzór nad realizacją zawartych w tym zakresie umów.

---

Obsługa inwestycyjno-remontowa 

    •   pomagamy, doradzamy przy tworzeniu realnych planów gospodarczych,

•   realizujemy plany remontowe zgodnie z podjętymi prawomocnymi uchwałami,

•   przygotowujemy dokumentację pod inwestycję/ remont,

•   współuczestniczymy w doborze projektantów i wykonawców, 

•   negocjujemy i przygotowujemy umowy na wykonanie inwestycji / remontu, dbamy o udzielenie gwarancji,

•   nadzorujemy realizację inwestycji / remontu, odbiory,

•   zlecamy przeglądy gwarancyjne i ekspertyzy, nadzorujemy egzekucję gwarancji i rękojmi.

---

Obsługa prawna:

 

•   regulujemy stan prawny i faktyczny nieruchomości,

•   przygotowujemy projekty uchwał i weryfikujemy je pod względem zgodności z obowiązującymi przepisami,

•   na podstawie odpowiednich pełnomocnictw reprezentujemy Wspólnotę przed sądami, urzędami i innymi instytucjami,

•   opracowujemy umowy, doradzamy przy zawieraniu umów,

•   przeprowadzamy windykację opłat należnych od właścicieli lokali.